Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin akateemiset kinkyt ry, HÄKKI
C/O Helsingin Yliopiston Ylioppilaskunta
Mannerheimintie 5 A 2. krs
00100 Helsinki

2. Rekisteriasioita hoitava taho

Häkin hallitus (hallitus@akateemisetkinkyt.fi)

3. Rekisterin nimi

Helsingin akateemisten kinkyjen jäsenrekisteri.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Häkin rekisteri jäseniksi ilmoittautuneista Helsingin yliopiston opiskelijoista, jäsenmaksun maksaneista kannatusjäsenistä, sekä ulko- ja kunniajäsenistä. Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään jäsensuhteiden hallinnointiin sekä jäsentiedotukseen.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

– Nimi
– Nimimerkki
– Kotipaikkakunta
– Syntymävuosi
– Sähköpostiosoite
– Postituslistojen tilaustiedot
– Jäsenyystyyppi
– Opiskelijanumero (HYYn jäsenet)
– Liittymispäivämäärä
– Jäsenmaksun maksupäivämäärä
– Asiointikieli: suomi/englanti

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Häkki vastaanottaa jäseniä koskevat tiedot suoraan jäseniltä itseltään yhdistyksen jäsenlomakkeen kautta. Jäsenmaksujen maksupäivämäärää koskevat tiedot saadaan yhdistyksen pankkitilin tilitapahtumista.

7. Tietojen luovutus

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) edustajalle varataan tarkasteluoikeus jäsenrekisteriin opinto-oikeuksien todentamiseen (yli 50% HYYn piirissä toimivien yhdistysten jäsenistä on oltava HYYn jäseniä). Jäsenrekisteri on luottamuksellinen, eikä tietoja luovuteta muille osapuolille.

8. Rekisterin suojauksen periaate

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei jäsenten yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.

Tiedot säilytetään monikansallisen palveluntarjoajan palvelimella, joka on sitoutunut noudattamaan EU-US Privacy Shield Frameworks -sopimusta. Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttäjätunnuksen saaneilla. Jäsenrekisteri on suojattu salasanalla. Rekisterin ja työasemien väliset yhteydet on suojattu niin, etteivät ulkopuoliset pääse tietoihin käsiksi. Käyttäjätunnukset ja salasanat voidaan myöntää vain kunkin vuoden hallituksen jäsenille. Käyttöoikeus rajoitetaan joko pelkästään tietojen katseluun tai päivittämiseen siinä laajuudessa kuin kunkin tehtävät edellyttävät. Muilta osin noudatetaan henkilötietolakia (523/99).

9. Tarkastusoikeus

Jäsenellä on oikeus tarkistaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat tiedot, ellei henkilötietolaista muuta johdu. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti Häkin hallitukselle osoitettuna. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

10. Virheen oikaisu

Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on jäsenen mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Korjauspyyntö osoitetaan yhdistyksen hallitukselle (hallitus@akateemisetkinkyt.fi). Virheellinen tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.