Jäsenrekisteriseloste

Laatimispäivämäärä: 10.10.2017
Viimeisin muutos: 25.5.2018

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin akateemiset kinkyt ry, HÄKKI
C/O Helsingin Yliopiston Ylioppilaskunta
Mannerheimintie 5 A 2. krs
00100 Helsinki

2. Rekisteriasioita hoitava taho

Häkin hallitus (hallitus at akateemisetkinkyt.fi)

3. Rekisterin nimi

Helsingin akateemisten kinkyjen jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.

Häkin rekisteri jäseniksi ilmoittautuneista Helsingin yliopiston opiskelijoista, jäsenmaksun maksaneista kannatusjäsenistä, sekä kunniajäsenistä. Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään jäsensuhteiden hallinnointiin sekä jäsentiedotukseen.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

– Nimi
– Nimimerkki
– Syntymävuosi
– Kotipaikkakunta
– Sähköpostiosoite
– Asiointikieli: suomi/englanti
– Jäsenyystyyppi
– Opiskelijanumero (HYYn jäsenet)
– Liittymispäivämäärä
– Jäsenmaksun maksupäivämäärä

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Häkki vastaanottaa jäseniä koskevat tiedot suoraan jäseniltä itseltään yhdistyksen jäsenlomakkeen kautta. Jäsenmaksujen maksupäivämäärää koskevat tiedot saadaan yhdistyksen pankkitilin tilitapahtumista.

7. Tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) edustajalle varataan tarkasteluoikeus jäsenrekisteriin opinto-oikeuksien todentamiseen (yli 50% HYYn piirissä toimivien yhdistysten jäsenistä on oltava HYYn jäseniä). Jäsenrekisteri on luottamuksellinen, eikä tietoja luovuteta muille osapuolille.

Häkki voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina lainmukaisella perusteella. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaate

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei jäsenten yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.

Tiedot säilytetään vain sähköisessä muodossa, ja sellaisen palveluntarjoajan internet-palvelimella, joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä. Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttäjätunnuksen saaneilla. Jäsenrekisteri on suojattu salasanalla. Rekisterin ja työasemien väliset yhteydet on suojattu niin, etteivät ulkopuoliset pääse tietoihin käsiksi. Käyttäjätunnukset ja salasanat voidaan myöntää vain kunkin vuoden hallituksen jäsenille. Käyttöoikeus rajoitetaan joko pelkästään tietojen katseluun tai päivittämiseen siinä laajuudessa kuin kunkin tehtävät edellyttävät. Muilta osin noudatetaan henkilötietolakia (523/99).

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus

Jäsenellä on oikeus tarkistaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat tiedot, ellei henkilötietolaista muuta johdu. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti Häkin hallitukselle osoitettuna. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

10. Virheen oikaisu

Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on jäsenen mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Korjauspyyntö osoitetaan yhdistyksen hallitukselle (hallitus at akateemisetkinkyt.fi). Virheellinen tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.