Tapahtumarekisteriseloste

Laatimispäivämäärä: 25.5.2018
Muutospäivämäärä: 25.5.2018

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin akateemiset kinkyt ry, HÄKKI
C/O Helsingin Yliopiston Ylioppilaskunta
Mannerheimintie 5 A 2. krs
00100 Helsinki

2. Rekisteriasioita hoitava taho

Häkin hallitus (hallitus at akateemisetkinkyt.fi)

3. Rekisterin nimi

Helsingin akateemisten kinkyjen tapahtumien ilmoittautumisrekisteri.

4. Oikeusperuste ja rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.

Häkin rekisteri ennakkoilmoittautumista edellyttäviin tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä. Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään tapahtumien järjestämiseen liittyvissä toimenpiteissä, joita varten tiedot on kerätty.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

– Nimi
– Syntymävuosi
– Sähköpostiosoite
– Asiointikieli: suomi/englanti

Sekä tapahtuman tyypistä riippuen mahdollisesti myös:

– Nimimerkki
– Puhelinnumero
– Erityisruokavalio
– Pöytäseuratoive

Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Häkki vastaanottaa ilmoittautuneita koskevat tiedot suoraan jäseniltä itseltään tapahtuman ilmoittautumislomakkeen kautta.

7. Tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ilmoittautumisrekisteri on luottamuksellinen, eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.

Häkki voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina lainmukaisella perusteella. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaate

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei tapahtumiin ilmoittautuneiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.

Tiedot säilytetään vain sähköisessä muodossa, ja sellaisen palveluntarjoajan internet-palvelimella, joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat tiedot, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti Häkin hallitukselle osoitettuna. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

10. Virheen oikaisu

Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on jäsenen mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Korjauspyyntö osoitetaan yhdistyksen hallitukselle (hallitus at akateemisetkinkyt.fi). Virheellinen tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.