Laatimispäivämäärä: 10.10.2017
Viimeisin katselmointi-/muutospäivä: 5.2.2023
Henkilötietolain (523/99) 10 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin akateemiset kinkyt ry / HÄKKI
2. Rekisteriasioita hoitava taho
Häkin hallitus (hallitus at akateemisetkinkyt.fi)
3. Rekisterin nimi
Helsingin akateemisten kinkyjen jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja rekisterin käyttötarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.
Häkin rekisteri jäseniksi ilmoittautuneista Helsingin yliopiston opiskelijoista, jäsenmaksun maksaneista opiskelija- ja kannatusjäsenistä, sekä kunniajäsenistä. Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään jäsensuhteiden hallinnointiin sekä jäsentiedotukseen.
5. Rekisterin sisältämät tiedot
- Nimi – Yhdistyslain velvoittama ylläpidettävä tieto
- Nimimerkki – Vapaavalintainen jäsenen ilmoittama pseudonyymi, jota tämä voi käyttää mm. yhdistyksen tapahtumissa sekä sähköisillä alustoilla
- Syntymävuosi – Jäsentemme tulee olla täysi-ikäisiä
- Kotipaikkakunta – Yhdistyslain velvoittama ylläpidettävä tieto
- Sähköpostiosoite – Yhteydenpitoa, tiedotusta, ja muuta jäsenviestintää varten tarvittava tieto
- Asiointikieli: suomi/englanti – Voidaksemme huomioida eri taustoista tulevat jäsenet
- Jäsenyystyyppi – Yhdistyksen sääntöjen mukaisia jäsenyysvaihtoehtoja varten
- Opiskelijanumero (HYYn jäsenet) – Varsinaisilta jäseniltä edellytetty tieto Helsingin yliopiston opiskeluoikeuden todentamiseksi
- Liittymispäivämäärä – Jäsensuhteiden hallinnointia varten
- Jäsenmaksun maksupäivämäärä (opiskelija- ja kannatusjäsenet) – Jäsensuhteiden hallinnointia varten
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Häkki vastaanottaa jäseniä koskevat tiedot suoraan jäseniltä itseltään yhdistyksen jäsenlomakkeen kautta. Jäsenmaksujen maksupäivämäärää koskevat tiedot saadaan yhdistyksen pankkitilin tilitapahtumista.
7. Tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) edustajalle varataan tarkasteluoikeus jäsenrekisteriin opinto-oikeuksien todentamiseen (yli 50% HYYn piirissä toimivien yhdistysten jäsenistä on oltava HYYn jäseniä). Jäsenrekisteri on luottamuksellinen, eikä tietoja luovuteta muille osapuolille.
Häkki voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina lainmukaisella perusteella. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
8. Rekisterin suojauksen periaate
Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei jäsenten yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.
Tiedot säilytetään vain sähköisessä muodossa, ja sellaisen palveluntarjoajan internet-palvelimella, joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä. Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttäjätunnuksen saaneilla. Jäsenrekisteri on suojattu salasanalla. Rekisterin ja työasemien väliset yhteydet on suojattu niin, etteivät ulkopuoliset pääse tietoihin käsiksi. Käyttäjätunnukset ja salasanat voidaan myöntää vain kunkin vuoden hallituksen jäsenille. Käyttöoikeus rajoitetaan joko pelkästään tietojen katseluun tai päivittämiseen siinä laajuudessa kuin kunkin tehtävät edellyttävät. Muilta osin noudatetaan henkilötietolakia (523/99).
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus
Jäsenellä on oikeus tarkistaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat tiedot, ellei henkilötietolaista muuta johdu. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti Häkin hallitukselle osoitettuna. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
10. Virheen oikaisu
Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on jäsenen mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Korjauspyyntö osoitetaan yhdistyksen hallitukselle (hallitus at akateemisetkinkyt.fi). Virheellinen tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.