Laatimispäivämäärä: 25.5.2018
Viimeisin katselmointi-/muutospäivä: 5.2.2023
Henkilötietolain (523/99) 10 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin akateemiset kinkyt ry / HÄKKI
2. Rekisteriasioita hoitava taho
Häkin hallitus (hallitus at akateemisetkinkyt.fi)
3. Rekisterin nimi
Helsingin akateemisten kinkyjen tapahtumien osallistujarekisteri.
4. Oikeusperuste ja rekisterin käyttötarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.
Häkin rekisteri ennakkoilmoittautumista edellyttäviin tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä. Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään tapahtumien järjestämiseen liittyvissä toimenpiteissä, joita varten tiedot on kerätty.
5. Rekisterin sisältämät tiedot
- Nimi – Tapahtuman osallistujien tunnistamista varten
- Nimimerkki – Tapahtuman osallistujien tunnistamista varten
- Syntymävuosi – Tapahtumiemme osallistujien tulee olla täysi-ikäisiä
- Sähköpostiosoite – Tapahtumaan liittyvää viestintää varten
Sekä tapahtuman tyypistä riippuen mahdollisesti myös:
- Erityisruokavalio – Osallistujan vapaaehtoisesti ilmoittama lisätieto mahdollisesta erityisruokavaliosta tarjoiluja sisältävissä tapahtumissa
- Pöytäseuratoive – Osallistujan vapaaehtoisesti ilmoittama lisätieto pöytäjuhlien ja vastaavien tapahtumien pöytäseuratoiveita kohtaan
- Osallistujan ilmoittamat vapaamuotoiset lisätiedot – Muut osallistujan mahdolliset vapaaehtoisesti ilmoittamat lisätiedot
Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen. Kaikki tapahtumia koskevat tiedot poistetaan viimeistään tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Häkki vastaanottaa ilmoittautuneita koskevat tiedot suoraan jäseniltä itseltään tapahtuman ilmoittautumislomakkeen kautta.
7. Tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ilmoittautumisrekisteri on luottamuksellinen, eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.
Häkki voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina lainmukaisella perusteella. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
8. Rekisterin suojauksen periaate
Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei tapahtumiin ilmoittautuneiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.
Tiedot säilytetään vain sähköisessä muodossa, ja sellaisen palveluntarjoajan internet-palvelimella, joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat tiedot, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti Häkin hallitukselle osoitettuna. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
10. Virheen oikaisu
Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on jäsenen mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Korjauspyyntö osoitetaan yhdistyksen hallitukselle (hallitus at akateemisetkinkyt.fi). Virheellinen tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.